Top những kỹ năng viết email chuyên nghiệp bạn cần phải biết

Có thể nói việc gửi email là “chuyện thường ngày” nơi công sở, và kỹ năng gửi mail là kỹ năng quan trọng mà bất cứ ai đi làm cũng phải nắm được. So với cách giao tiếp khác thì việc gửi mail có nhiều điểm khác biệt, vậy làm thế nào để viết 1 email với đầy đủ các nội dung và hình thức chuyên nghiệp mà không mắc phải những sơ sót thông thường. Cùng tìm hiểu nhé!

Email luôn phải có tiêu đề

Tiêu đề của email phải rõ ràng, và nêu rõ chủ đề chính của email đó. Ví dụ:

Rõ ràng: Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021 

Không rõ ràng: Kế hoạch ra mắt

Chúng ta không nên và không bao giờ được gửi một email mà không có tiêu đề, điều đó thể hiện sự thiếu chuyên nghiệp trong việc giao tiếp. Ngoài ra, tránh gửi những email có tiêu đề theo kiểu chung chung như: Gấp!, Quan trọng cần đọc ngay, Gửi anh/em/chị,…

Nếu bạn muốn thể hiện tính chất của email đó, bạn có thể dùng cú pháp sau: [Tình trạng] Tiêu đề email

Ví dụ: [Quan trọng] Kế hoạch ra mắt sản phẩm mới năm tháng 7/2021 

Như vậy thì người nhận email sẽ biết ngay tình trạng email này và sẽ quyết định là có nên đọc ngay bây giờ không, hay nên dành lúc có nhiều thời gian sẽ đọc kỹ hơn.

Mở đầu email với lời chào hỏi lịch sự

Luôn luôn mở đầu email bằng một lời chào. Điều này thể hiện sự tôn trọng và thái độ nghiêm túc của bạn đối với người nhận vfa nội dung của email gửi đi. Tùy vào mức độ thân thiết với người nhận có thể sử dụng lối văn cho lời này theo phong cách thân mật hoặc trang trọng.

Nội dung emaiL

Nội dung email ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề cần nói, không dẫn dắt dài dòng. Lời văn trong email có thể không cần quá cứng nhắc nhưng cần phải được viết với quy cách chuẩn văn bản. Tuyệt đối không viết tắt và dùng từ lóng, “teencode“.

Những lưu ý khi đính kèm File

  • Chúng ta nên gửi những file có định dạng chung dễ mở cho tất cả máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. hoặc JPEG (đối với file ảnh).
  • Nếu có nhiều file chúng ta muốn nén lại thì nên dùng .zip không nên dùng .rar.
  • Hoàn thiện đầy đủ nội dung file mới gửi kèm, không nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.
  • Chú ý khi đặt tên file đính kèm: Việc đặt tên file cũng cần đảm bảo rõ ràng, ngắn gọn. Không nên viết tiếng Việt có dấu khi đặt tên file.

Lưu ý chữ ký cá nhân 

Cần lưu ý chữ ký là nơi để lại thông tin, chức danh, số điện thoại, địa chỉ… của chúng ta. Hãy thể hiện đó là những thông tin chính xác và thực sự cần thiết để đối phương có thể liên lạc ngay với chúng ta lúc cần.

Chỉ nhập địa chỉ email sau khi đã soạn xong nội dung

Chắc không hiếm lần bạn đang soạn email chưa xong nhưng vô tình tay bấm vào chuột, rồi thôi xong, thư của bạn đã được gửi đến người nhận. Quả buồn cười và hơi thiếu chuyên nghiệp phải không nào. Nếu bạn không muốn rơi vào tình trạng trên thì hãy thực hiện cách này. Sau khi viết nội dung email thật tươm tất thì bước cuối mới nhập địa chỉ email người nhận nhé.

Đọc lại email trước khi gửi đi

Có thể bạn sẽ vô ý bỏ qua, nhưng người nhận email chắc chắn không bỏ sót những lỗi nhỏ của bạn trong email. Điều này tưởng chừng nhỏ nhặt nhưng đủ để những nhà tuyển dụng khó tính đánh giá về thái độ và con người của bạn. Do đó đừng quá tin vào công nghệ, hãy tự mình đọc lại email vài lần trước khi bấm nút “gửi”.

38 thoughts on “Top những kỹ năng viết email chuyên nghiệp bạn cần phải biết

  1. order Herpafend online says:

    order Herpafend online Herpafend is a
    dietary supplement designed to control herpes symptoms.
    It enhances immunity and reduces the frequency of outbreaks.
    Containing ingredients like elderberry essence, echinacea
    extract, and L-lysine, Herpafend supports overall health.

    Produced in the United States in an FDA-registered
    facility, Herpafend maintains premium standards.
    It is free from GMOs and free of gluten. Users report less frequent and less severe outbreaks.

    Experience Herpafend and see the difference in your outbreak reduction.

  2. driving schools near me says:

    Inquire about their experience, teaching methods, lesson structure, availability, and any specialisations (such
    as teaching nervous drivers or those with disabilities).

  3. driving instructors says:

    Inquire about their experience, teaching methods, lesson structure, availability,
    and any specialisations (such as teaching nervous drivers or those with disabilities).

  4. driving schools says:

    RED offers lessons that are flexible and can be
    customised to fit your schedule, whether you need weekly sessions or a more accelerated learning plan.

  5. driving instructors says:

    Some don’t see the point in learning a skill that
    will become obsolete; using the clutch and gears will soon be a
    thing of the past because electric cars don’t have them.

  6. Web page says:

    Web page Sumatra Slim Bellʏ Tonic has actually been a game-changer for me.
    As a pеrson who has actualⅼy triеd plenty of weight loss
    supplements, I was cynical initially. Nonetheless,
    after just a couple of wеeks, I noticed a considerable reduction in my ѕtubborn belly fat.

    My rest quаlity has ɑctually boosted, and I awakеn feelig revitalized and energized.
    The tonic is easy to inchlude right into my day-to-day
    routine, and I value that it does not һave any type of unpⅼеɑsant negative effects.

    It’s an all-naturaland reliable option thst has actually aided mme aaccomplish my health and fitness objectives.

  7. Driving Lessons Brisbane says:

    Safe drivers are made, not born—our lessons equip you with the skills for a lifetime of safe driving.

    Booking lessons with us means learning in a modern, dual-controlled car for your safety.

    Struggling with clutch control? Our manual driving
    lessons make gear changes a breeze.

  8. Driving Lessons Near me says:

    With the right instructor, learning to drive is easy and enjoyable.

    Booking lessons with us means learning in a modern, dual-controlled car for your safety.
    Our Brisbane driving school is here to help you become a confident, safe driver.

  9. Driving Schools Brisbane says:

    Every driver is different—we customise our lessons to
    match your learning style.
    Struggling with hill starts? Our expert instructors will teach you the perfect technique.
    Master lane changes and motorway driving with our expert
    lessons.

  10. Driving Instructors Brisbane says:

    Don’t let nerves hold you back—our structured lessons build
    confidence at your pace.
    Want to ace your test first time? Book with us and maximise your chances!
    Struggling with clutch control? Our manual driving
    lessons make gear changes a breeze.

  11. Driving Lessons Near me says:

    Brisbane’s road rules can be tricky—our lessons
    cover everything you need to know.
    Want to master highway driving? Our lessons ensure you’re comfortable at higher speeds.
    Reverse parking doesn’t have to be a nightmare!
    Our structured lessons make it simple.

  12. Driving Instructors Brisbane says:

    Defensive driving techniques are key to staying safe on Brisbane’s
    roads—book your lesson today!
    Every driver is different—we customise our lessons to
    match your learning style. From city driving to suburban streets, we prepare you for all Brisbane road conditions.

  13. Driving Lessons Near me says:

    Brisbane’s road rules can be tricky—our lessons cover everything you need to know.

    Struggling with hill starts? Our expert instructors
    will teach you the perfect technique. Our comprehensive driving lessons cover everything from basic
    controls to complex manoeuvres.

  14. Driving Instructors Brisbane says:

    Driving safely in wet weather requires skill—our lessons ensure you’re ready for all conditions.

    The key to passing your driving test? Structured practice
    with a professional instructor. Mastering Brisbane’s busy intersections is easier with the right driving instructor by your side.

  15. Driving Lessons Brisbane says:

    Choosing the right driving school can make all the difference—our students consistently succeed.

    A structured approach to learning ensures long-term success—book
    with us today! A structured approach to learning ensures long-term success—book with us
    today!

  16. Driving Schools Near Me says:

    The sooner you start learning, the sooner you gain independence on the road!

    Our instructors are trained to work with nervous drivers, making learning stress-free.
    Your success is our success—our students consistently pass with flying colours!

  17. Driving Lessons Brisbane says:

    Our driving lessons are tailored to help you navigate Brisbane’s
    roads with confidence.
    Driving in Brisbane means handling various road conditions—our lessons prepare you for them all.
    No two learners are the same—we personalise our approach to suit
    you.

  18. driving school dublin says:

    Our goal at US ONE Driving School of New York City is to
    make our driving school students pass the New York
    City Driving Test along with instilling the importance of safe and defensive driving.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *